【中級編】英語でビジネスメールを書くためのチップ

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仕事で海外とのやり取りが始まって「英文メール」を書かないといけなくなったけど、どうやって書けばいいのか分からない…。

「英文メール」は、日本語のメールと同じく、英語独特の書き方やよく使うフレーズを理解してしまえば、英文メールの経験がなくても十分やり取りできるようになります。

僕は現在の広告代理店の仕事で英文メールを使う機会が多くなりましたが、最初はどうやって文章を書いていいのか手探りだったので、実際の体験から英文メールの書き方やおすすめの書籍をご紹介します。

1.英語でビジネスメールを書く前に

相手に伝わる英語を心がける

まず、日本語のメールと英文メールで最も異なるポイントですが、英文メールは基本的にシンプルでOKです。前置きの言葉などをあまり使わずに、単刀直入に要件を完結に述べるので十分です。

但し、日本語と同じく、ビジネス上で適切な表現や丁寧な言葉を選ぶほうが相手に伝わりやすく、効果的なメールを作ることができますので、文章は「簡潔に、表現は豊かに」を心がけると、限られた時間で効率よく英文メールを書くことができます。

ビジネスで適切な表現について、日本人が使うようなビジネス上での厳しいマナーほどではありませんが、非ネイティブがグローバルな立場で渡り合うためにはTPOに合わせて、言葉遣いを適切に使い分けましょう。

僕は仕事で英文メールを書いたり読んだりすることが多いので、参考書を使って学習していました。そのなかで、実際のビジネスで役に立った英文メールに関する知識と、実際に使ったおすすめの参考書もご紹介します。

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2.まずは英文メールのマナー

英語の基本形を学ぶ

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本書は、ビジネスシーンにおいて、英語を丁寧に書いたり、話したりするときのお手本の例文をいくつか取り上げている本です。シンプルで使いやすい表現を多く掲載してくれていますので、細かな場面別の表現はおいておいて、まずは何を使うのが適切なのかを短期間で効率的に学ぶことができます。

この書籍の著者は、外資系投資銀行で世界的に有名な企業で日本人ネイティブとして実際に英語を使って働いていました。その経験をもとに書かれた書籍なので、学術的な観点ではなく、ビジネスで求められる、かつ結果を出せた生きた英語を学べます。

今すぐ英文メールを書けるようになりたいという方は、この書籍のフレーズを実際のメールで繰り返し使うことで、英文メールの対応スピードが格段に早くなるので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

ワンランク上のフレーズを使いこなす

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ダイヤモンド社
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こちらの書籍は、英文メールには慣れているけど、よりレベルアップをしたいという方へおすすめです。書籍の特徴としては、非ネイティブが海外で渡り歩くために必要な知識を満遍なく掲載している本です。

先程紹介した書籍と異なり、網羅的に細かく表現が掲載されていますので、場面場面に応じたフレーズを学べることで、表現の精度が上がり、より意図が伝わりやすくなります。全てを理解して使いこなすのは大変ですが、筆者が今までに非ネイティブとして学んできたコツがまとめてあるので、一通り読むだけでかなりの勉強になります。

3.英文メール作成のコツ

英文作成補助ツールを使ってみる

英文メールを作るときに絶大な威力を発揮するのが、この『Grammarly』というAIが自動で英文校正をしてくれるツールです。ソフトウェアをインストールするだけで自分の打った英文をチェックしてくれる優れものです。

急いで英文メールを書かないといけないときや、英文資料をすぐに作成しないといけないときなどに最大限活用できます。ビジネスの場面では、相手が英語ネイティブの場合は特にスペルミスや英文のミスは致命的になることもありえますので、このツールを使って時間をかけずに英文メールの精度を高めましょう。

爆速ポップアップ辞書を使う

主に相手からの英文メールを返信する場面などで役に立つツールです。こちらのツールは、Chromeの拡張機能としてインストールするだけですぐに使えるツールです。カーソルを英語に合わせるだけで単語の意味を爆速でポップアップしてくれるという超絶便利ツールです。

このツールを使うことで、英文メールを処理する効率も圧倒的に高まるのと同時に英文メール内容の正確性も向上します。仕事で英文メールを使う方でまだ試したことのない人は、ぜひ一度試してみてください。

4.まとめ

ビジネスで英文メールを使う場面では、時間が限られているなかでも正確性が求められますので、ご紹介したこのようなツールを上手く使いこなすことで、英文メール作成の生産性と品質向上が期待できます。

みなさんも上手くツールを活用して英文メールのレベルアップに取り組んではいかがでしょうか?

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効果的なフレーズを学んで、伝わるメールを作る!