【入門編】ビジネス英文メールの書き方まとめ

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1.ビジネスメールについて

英語を使う機会が増加

皆さんはビジネスメールで英語を使う機会はありますか?

おそらく、海外に関わっている部署以外でも何かしら英語でメールを読んだり、書いたりすることは少なくとも何回かはあると思います。

ビジネスメールはスピーキングとは違って、比較的難しい単語などがあっても文意で理解できたり調べたら分かるので、ある程度の英語ができる人なら問題なくコミュニケーションできます。

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2.英文メールの構成

基本的にシンプル&ストレート

大体のメールは下に書いてあるような構成で書きます。日本でのメールと違うことは、前置きの言葉などをあまり使わずに単刀直入に要件を完結に述べる、ということです。

Dear XXXX(相手先),

Thank you for your kindly reply.

XXXX(要件を完結に述べる)

Please let us know if you have any question.
I really appreciate your cooperation.

Best regards,
XXXX(自分の名前)

3.英文メールの書くときのプロセス

ポイントを押さえれば簡単!

英文メールはコツがあって、フレーズや定型文を覚えておけば、簡単に対応することができます。

英文メールを組み立てる

英文メールを構造ごとに分解して、よく使うフレーズを解説します。

件名を書く

件名はシンプルに要件を伝えます。

  • [Inquiry]質問や問い合わせをしたいとき
  • [Confirmation]確認をしたいとき
  • [Invoice]請求書を送るとき
  • [Notification]社内メールなどに使うお知らせなど
  • [URGENT]緊急時のメール
宛名を書く

基本的には、Dear XXXX(相手先のファーストネーム)でOKです。

僕はたまに名前の後ろに『san』を付けて書くことがあります。例えば、Emily-san, Jacob-sanなどといった感じです。日本文化を知っている人なら、『さん』付けで呼ぶと比較的好印象に繋がったりするので、TPOで使い分けるようにしています。

本文を書く

さて、本題の文を書いていきます。基本的には聞きたいことのみを書く、もしくは相手の質問に対してシンプルに返答するだけで問題ないです。

  • Nice to e-meet you:はじめまして(メールで初めて会話する場合)
  • I’d like to〜、Could you please〜?:何かをお願いするとき
  • Please check the attachment:添付ファイルがあるとき
  • I apologize for the inconvenience:何か不便や迷惑をかけたとき
最後の締めくくりの言葉

無くても大丈夫ですが、最初のメールなどで丁寧さをアピールしたいときは一文を付け加えたりします。ただし長々となると読みづらくなるので注意してください。

  • Please let us know if you have any question:なにか質問があれば
  • I really appreciate your cooperation:なにかしてもらったお礼
  • I hope to hear from you soon:返信が早くほしいとき
自分の名前を書く

最後に自分の名前を書いて終わりです。名前の前には締め言葉を付けます。

  • Best regards,
  • Kind regards,
  • Kindest regards,
  • Many thanks,
  • Thanks,
英語署名

最後に英語の署名を付けます。あらかじめ英文メール用に署名機能で入れ込んでおくのもいいですが、日本語メールを打つときにいちいち消すのが面倒なので、デスクトップに置いてあるWordファイルからコピペして貼り付けています。

  • XXXXXX(自分の名前)
  • ●●●●●●●●Team(部署)
  • ●●●● CO., Ltd.(会社)
  • Tokyo Branch Office, Chuo-ku, Tokyo, Japan(住所)
  • TEL:+81-3-0000-0000 Email:●●●●●●@●●.co.jp
  • Website:https://●●●●.co.jp
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4.英文メールを書く時に便利なツール

爆速ポップアップ辞書

以前の記事で紹介したChromeの拡張機能が便利です。詳しくは下の記事からご覧ください。

DMM英会話なんてuKnow?

このフレーズは、ネイティブだとどうやって表現するのだろう?という疑問をすぐに解決してくれるサイトです。キーワード検索で調べると、状況ごとに適切なフレーズをネイティブスピーカーがQ&A形式で回答しています

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DMM英会話なんてuKnow? – これって英語で何ていうの?を解決

5.まとめ

最初に英文メールを打つときはどうしても時間がかかります。数をこなしていくことでだんだんとスピードと正確性が高くなっていくので、ぜひ積極的にトライしてみてください!

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英文メールは難しく考えずにとりあえずトライしてみる!


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