【入門編】ビジネス英文メールの書き方まとめ

コンテンツ

1.ビジネスメールについて

英語を使う機会が増加

皆さんはビジネスメールで英語を使う機会はありますか？おそらく、海外に関わっている部署以外でも何かしら英語でメールを読んだり、書いたりすることは少なくとも何回かはあると思います。

ビジネスメールはスピーキングとは違って、比較的難しい単語などがあっても文意で理解できたり調べたら分かるので、ある程度の英語ができる人なら問題なくコミュニケーションできます。

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2.英文メールの構成

基本的にシンプル&ストレート

大体のメールは下に書いてあるような構成で書きます。日本でのメールと違うことは、前置きの言葉などをあまり使わずに単刀直入に要件を完結に述べる、ということです。

Dear XXXX(相手先),

Thank you for your kindly reply.

XXXX(要件を完結に述べる)

Please let us know if you have any question.
I really appreciate your cooperation.

Best regards,
XXXX(自分の名前)

3.英文メールの書くときのプロセス

ポイントを押さえれば簡単！

英文メールはコツがあって、フレーズや定型文を覚えておけば、簡単に対応することができます。

英文メールを組み立てる

英文メールを構造ごとに分解して、よく使うフレーズを解説します。

件名を書く

件名はシンプルに要件を伝えます。

［Inquiry］質問や問い合わせをしたいとき
［Confirmation］確認をしたいとき
［Invoice］請求書を送るとき
［Notification］社内メールなどに使うお知らせなど
［URGENT］緊急時のメール

宛名を書く

基本的には、Dear 〜〜〜, (相手先のファーストネーム)でOKです。

僕はたまに名前の後ろに『san』を付けて書くことがあります。例えば、Emily-san, Jacob-sanなどといった感じです。日本文化を知っている人なら、『さん』付けで呼ぶと比較的好印象に繋がったりするので、TPOで使い分けるようにしています。ネイティブはHi Tom, などといった『Hi』を使うことが多いです。

本文を書く

さて、本題の文を書いていきます。基本的には聞きたいことのみを書く、もしくは相手の質問に対してシンプルに返答するだけで問題ないです。